Dokumen Rumah Hilang? Panduan Lengkap Cara Dapatkan Salinan Baru

amai pemilik rumah pernah rasa cemas bila tiba-tiba sedar dokumen rumah hilang. Kadang-kadang hilang masa tengah sibuk pindah rumah, kadang-kadang tersalah letak bertahun-tahun, dan ada juga yang musnah sebab banjir atau kebakaran. Masalahnya, kebanyakan orang hanya perasan dokumen penting hilang masa nak guna contohnya masa nak jual rumah, nak mohon pinjaman bank, nak urus pusaka atau nak renovate rumah.

Walaupun nampak macam masalah besar, sebenarnya hampir semua dokumen hartanah boleh diganti. Cuma setiap dokumen ada prosedur tersendiri. Ada yang boleh dapat online, ada yang perlu ke Pejabat Tanah, ada yang hanya boleh diperoleh melalui peguam atau bank.

Panduan ini disediakan khas untuk anda yang nak tahu cara dapatkan semula salinan dokumen rumah, bukan setakat geran, tetapi semua dokumen berkaitan hartanah yang mungkin hilang.

Kenapa Dokumen Hartanah Penting Sangat?

Dokumen hartanah ialah bukti rasmi yang menunjukkan rumah itu memang milik anda. Tanpa dokumen yang lengkap, banyak urusan akan tersekat. Bank tak boleh proses pinjaman, peguam tak boleh teruskan jual beli, dan majlis bandaran pun tak boleh luluskan renovasi.

Antara urusan yang perlukan dokumen rumah:

• jual beli rumah
• permohonan loan atau refinance
• pindah milik kepada waris
• renovasi yang perlukan kelulusan majlis
• rujukan undang-undang jika berlaku pertikaian

Kalau dokumen hilang, anda bukan saja mungkin kena tunggu lebih lama, tapi boleh hilang peluang jual rumah atau dapatkan penilaian bank pada masa yang tepat.

Jenis Dokumen Rumah Yang Selalu Hilang

• Geran rumah / hak milik rasmi
• Perjanjian Jual Beli (S&P)
• Dokumen pinjaman bank
• Bil cukai tanah (quit rent)
• Bil cukai pintu (assessment)
• Pelan bangunan / pelan renovasi diluluskan
• Surat kebenaran merancang
• Bil utiliti (TNB, Air Selangor, IWK)
• Polisi MRTA/MLTA atau insurans rumah
• Resit-resit deposit pembelian rumah
• Surat perlantikan peguam
• Letter of Offer pemaju
• Perjanjian sewaan (tenancy agreement) untuk rumah pelaburan

Setiap dokumen ini mempunyai fungsi dan tempat permohonan yang berbeza, jadi kita perlu fahami cara gantian dengan betul.

1. Geran Rumah Hilang

Geran rumah ialah bukti pemilikan tertinggi dalam undang-undang Malaysia. Jika geran hilang, anda tidak boleh menggunakan salinan biasa, malah salinan fotokopi pun tidak diterima untuk urusan rasmi. Hanya salinan geran rumah yang dikeluarkan oleh Pejabat Tanah dianggap sah.

Kos Menggantikan Salinan Geran Rumah

• Laporan polis: Percuma
• Akuan bersumpah (Pesuruhjaya Sumpah): RM10 – RM20
• Borang & proses Pejabat Tanah: RM100 – RM300 (ikut negeri)
• Carian rasmi (jika diperlukan): RM30 – RM60
• Upah peguam (jika guna peguam): RM150 – RM600
• Jumlah anggaran: RM150 – RM450 (tanpa peguam)
• Dengan peguam: RM300 – RM800

Tempoh proses: 1–3 bulan.

Baca artikel penuh: Geran Rumah Hilang: Prosedur dan Cara Memohon Salinan Baru

2. Perjanjian Jual Beli (S&P) Hilang

S&P ialah dokumen perundangan yang mengesahkan transaksi jual beli antara pembeli dan pemaju atau pemilik terdahulu. Ia penting untuk proses bank dan rujukan semula selepas bertahun-tahun.

Jika S&P hilang, anda boleh mendapatkan salinan daripada:

• firma peguam yang menyediakan S&P,
• pemaju (untuk rumah baru),
• bank (jika rumah masih dalam pinjaman).

Dalam banyak kes, peguam masih menyimpan fail dalam arkib mereka walaupun dokumen itu sudah lebih 10 tahun.

Kos untuk dapatkan salinan S&P

• Firm peguam: RM50 – RM200 (salinan biasa atau salinan disahkan)
• Pemaju: RM20 – RM100 (bergantung polisi pemaju)
• Bank: Selalunya percuma

3. Dokumen Pinjaman Perumahan Hilang

Dokumen penting seperti Letter of Offer, perjanjian pinjaman, Charge, atau Deed of Assignment sering hilang kerana ia jarang digunakan selepas pinjaman diluluskan.

Untuk gantian:

• Hubungi bank di mana pinjaman dibuat
• Mohon salinan rasmi dokumen pinjaman
• Sesetengah bank menyediakan salinan digital di portal pelanggan

Kos gantian dokumen bank

• Surat tawaran baharu: Percuma – RM20
• Salinan perjanjian pinjaman: RM20 – RM50
• Penyata baki pinjaman: Percuma – RM10

Bank juga wajib menyimpan dokumen pinjaman untuk rujukan panjang, jadi proses ini biasanya mudah.

4. Cukai Tanah dan Cukai Pintu Hilang

Kedua-dua dokumen ini sangat mudah didapatkan semula. Kebanyakan negeri sudah menyediakan portal online untuk mencetak semula resit dan penyata.

Contoh portal rasmi:

• Cukai Tanah Selangor – https://etanah.selangor.gov.my/  
• Cukai Pintu DBKL – https://www.dbkl.gov.my/

Kos Cukai Tanah dan Cukai Pintu Hilang:

• Cetak resit: Percuma
• Carian rekod lama: RM10 – RM20

Dokumen ini penting sebagai bukti pematuhan cukai tahunan dan kadang-kadang diminta semasa proses jual beli.

5. Pelan Bangunan atau Pelan Renovasi Hilang

Pelan bangunan ialah dokumen teknikal yang dimiliki oleh pemilik pertama dan disimpan oleh Majlis Perbandaran. Ia diperlukan untuk:

• memohon permit renovasi baharu,
• membuktikan struktur asal rumah,
• menentukan sama ada renovasi lama dibuat dengan kelulusan.

Jika pelan hilang, anda boleh mohon salinan melalui PBT masing-masing.

Sumber: https://www.ptgwp.gov.my/portal/permohonan-hakmilik-dan-pelan-hilang 

Contoh PBT:

• Majlis Bandaraya Iskandar Puteri – https://mbip.gov.my
• Majlis Bandaraya Shah Alam – https://www.mymbsa.gov.my/

Harga permohonan pelan bangunan semula

• Carian pelan lama: RM20 – RM60
• Salinan pelan: RM50 – RM200
• Pengesahan plan: RM30 – RM80
• Harga bergantung kepada Majlis Perbandaran.

Setiap majlis mengenakan caj berbeza untuk permohonan carian pelan lama.

6. Bil Utiliti Hilang

Dokumen utiliti seperti bil elektrik, air dan Indah Water juga penting dalam beberapa urusan rasmi.
Namun ia paling mudah dicetak semula melalui laman web berikut:

• TNB – https://www.mytnb.com.my
• Air Selangor – https://airselangor.com
• IWK – https://iwk.com.my

Kos gantian bil

• TNB: Percuma (portal)
• Air Selangor: Percuma
• Indah Water: Percuma

Anda hanya perlu log masuk portal dan muat turun semula.

7. Polisi Insurans Rumah atau MRTA/MLTA Hilang

Dokumen insurans sangat penting, terutama untuk tuntutan insurans akibat bencana atau kematian. Kebanyakan syarikat insurans menyediakan salinan melalui portal pelanggan atau ejen insurans.

Jika polisi hilang, anda hanya perlu hubungi syarikat insurans untuk mendapatkan semula dokumen polis rasmi.

8. Resit Deposit Pembelian Rumah Hilang

Biasanya digunakan untuk rujukan sahaja.

Kos gantian

• Ejen hartanah: Percuma (mereka akan keluarkan resit semula)
• Pemaju: RM10 – RM30

9. Letter of Offer Pemaju Hilang

Letter of Offer daripada pemaju ialah dokumen yang menyatakan:

• harga jualan rumah,
• tempoh sah tawaran,
• jumlah deposit yang perlu dibayar,
• syarat pembelian sebelum tandatangan S&P.

Walaupun ramai anggap LO tidak penting selepas tandatangan S&P, hakikatnya LO masih digunakan untuk:

• rujukan harga awal sebelum S&P ditandatangani,
• semakan bank semasa permohonan pinjaman,
• pengesahan deposit,
• pertikaian harga jika terdapat isu selepas itu.

Cara Dapatkan LO Balik

Anda boleh hubungi bahagian jualan pemaju dan beri mereka maklumat berikut:

• nama penuh pembeli,
• nombor IC,
• nombor unit,
• tarikh pembelian anggaran.

Harga Gantian Letter of Offer

• RM10 – RM50 (bergantung pemaju)

Ada pemaju yang beri percuma jika rekod masih aktif Jika projek sudah lama siap, sesetengah pemaju mungkin perlu mengambil masa untuk buka rekod lama.

10. Perjanjian Sewaan (Tenancy Agreement) Hilang

Perjanjian sewaan penting untuk urusan rumah sewa kerana ia mengandungi:

• tempoh sewaan,
• kadar sewa,
• deposit yang dibayar,
• tanggungjawab penyewa dan pemilik,
• syarat keluar rumah,
• klausa kerosakan dan pampasan.

Jika perjanjian hilang, ia boleh menyusahkan proses:

• tuntutan deposit,
• pembuktian hak sewaktu pertikaian,
• kegunaan LHDN untuk setem,
• rujukan undang-undang jika ada kes mahkamah.

Cara Dapatkan Semula Perjanjian Sewaan

• Hubungi peguam yang menyediakan tenancy agreement tersebut.
• Jika tidak dibuat oleh peguam, minta salinan daripada penyewa atau pemilik (bergantung siapa simpan).
• Jika dimatikan setem, LHDN boleh keluarkan salinan pengesahan.

Harga Gantian Perjanjian Sewaan

• Salinan daripada peguam: RM20 – RM100
• Salinan daripada pemilik/penyewa: Percuma
• Cop LHDN (jika belum dimatikan setem): RM10 – RM50

Jika tenancy tidak pernah dimatikan setem, ia dianggap tidak sah di sisi undang-undang, dan kehilangan dokumen asal boleh menyukarkan tuntutan.

Apakah Risiko Jika Dokumen Rumah Tidak Diganti Segera?

Kehilangan dokumen mungkin nampak kecil, tetapi ia boleh memberi kesan besar, antaranya:

• proses jual beli menjadi sangat lambat,
• pembeli boleh membatalkan pembelian jika salinan dokumen rumah tidak dapat disediakan segera,
• bank tidak boleh meluluskan pinjaman,
• waris sukar menguruskan pusaka,
• tidak boleh mendapatkan permit renovasi,
• nilai hartanah sukar ditentukan tanpa dokumen lengkap.

Risiko ini menunjukkan betapa pentingnya untuk memastikan semua dokumen hartanah disimpan dengan rapi dan diganti secepat mungkin jika hilang.

 

Kehilangan dokumen hartanah memang menyusahkan, tetapi ia perkara yang sangat biasa. Yang penting ialah anda tahu di mana dan bagaimana untuk mendapatkan semula salinan dokumen rumah tersebut. Prosedur bagi setiap dokumen berbeza, tetapi semuanya boleh diselesaikan jika anda rujuk pihak yang betul. Bagi dokumen penting seperti geran rumah, prosesnya lebih panjang kerana melibatkan undang-undang tanah, tetapi ia tetap boleh diselesaikan dengan langkah yang tepat.

Dengan menyimpan salinan digital, dokumen hardcopy yang disahkan, dan mengasingkan fail penting di tempat selamat, anda boleh mengurangkan risiko kehilangan pada masa depan.

Artikel Lain:

• Cara Tukar Nama di Geran Rumah Dan Kos Yang Terlibat
• Cara Mudah Pasang Bekalan Air, Elektrik Dan Indah Water Di Rumah
• Cara Semak Cukai Taksiran Bagi Setiap Negeri